Bürokraft (m/w/d) im Geschäftszimmer der Amtsleitung

Arbeiten bei der Stadt - werden Sie Teil unseres Teams!

Wir sichern nachhaltig die ökologische, soziale, wirtschaftliche und kulturelle Zukunftsfähigkeit der Stadt Augsburg. Täglich engagieren sich mehr als 6.500 Beschäftigte in verschiedensten Bereichen für unsere über 300.000 Bürgerinnen und Bürger.

Unser Stellenangebot

Kunstsammlungen und Museen Augsburg

Referenznummer: 46000600_1

Veröffentlichung: 02.12.2022

Stellenbewertung: Entgeltgruppe 7 TVöD bzw. BesGr. A 6-7 BayBesO

Im Tarifbeschäftigtenverhältnis erfolgt eine Vergütung nach TVöD-VKA vorbehaltlich der Erfüllung der persönlichen Eingruppierungsvoraussetzungen.

Im Beamtenverhältnis erfolgt eine Besoldung nach der BayBesO vorbehaltlich der Erfüllung der beamten- und haushaltsrechtlichen Voraussetzungen.

Die Stellenbesetzung ist mit sich ergänzenden Teilzeitkräften möglich.

Aufgabengebiet:

Das Geschäftszimmer der Amtsleitung ist Mittelpunkt und Anlaufstelle des Amtes für alle internen und externen Gäste und Ansprechpartner. Gesucht wird eine aufgeschlossene Persönlichkeit mit hoher Serviceorientierung.

Zum Aufgabengebiet gehören die umfassende Unterstützung der Amtsleitung im Rahmen aller Geschäftszimmerangelegenheiten sowie administrative Zuarbeit und Unterstützung der Verwaltungsleitung, insbesondere:

• Empfang und Betreuung von Gästen

• Büroorganisation (Terminkoordination, Ablage, Wiedervorlage)

• Aktenmanagement analog und digital

• Betreuung diverser E-Mail-Accounts, Steuerung von telefonischen Anfragen und E-Mails nach Zuständigkeit

• Beantworten von Anfragen und Erteilen von Auskünften

• Erstellen von Schreiben nach Vorgabe der Amts- und Verwaltungsleitung

• Vor- und Nachbereiten von Besprechungen

• Belegerfassung und Verarbeitung in ProDoppik

• Beschaffung von Büromaterial und Betriebsausstattung unter Beachtung der städtischen Rahmenverträge und Vergabevorschriften

• Eingabe und Koordinierung von Beschlussvorlagen in Allris

• Führung der Dienstabwesenheiten inkl. der Krank- und Gesundmeldungen

• Terminkoordination und Vorbereitung von Auswahlgesprächen, Kommunikation über Bewerberportal BITE

• Führen und Aktualisieren von Verzeichnissen, z.B. Adressdatei, Gesundheitsvorsorgekartei

• Erstellen und Pflege von Datenbanken, z.B. Führen der Besucherstatistik

• Administration von Benutzerkoten (adaxes)

Voraussetzungen:

Erfolgreiche Abschlussprüfung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Fachprüfung I bzw. Qualifikationsprüfung für die 2. QE der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder erfolgreich abgeschlossene dreijährige kaufmännische oder rechtlich geprägte Berufsausbildung in einem anerkannten Büroberuf.

Wünschenswert:

• Gründliche Verwaltungskenntnisse
• Berufserfahrung in Assistenz- und Sekretariatsaufgaben in einer Behörde

• Sehr gute EDV-Kenntnisse aller gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)

• Volle gesundheitliche Eignung zur Tätigkeit an einem Bildschirmarbeitsplatz

• Absolute Zuverlässigkeit

• Sehr hohe Serviceorientierung

• Bereitschaft, sich in neue Arbeitsgebiete eigenständig einzuarbeiten

• Hohe Kommunikationsfähigkeit

• Gute Umgangsformen und ein sympathisches Auftreten

• Sehr guter mündlicher und schriftlicher Ausdruck

• Bereitschaft zur kontinuierlichen Fortbildung
• Bereitschaft, bei der Digitalisierung von Abläufen mitzuwirken

Wir bieten:

• Eine familienfreundliche Beschäftigung
• Eine attraktive betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte
• Vergünstigte Abonnements im AVV-Verbundraum
• Eine interessante und vielseitige Aufgabe
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz 

Wenn Sie die Anforderungen erfüllen, dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung. Bitte bewerben Sie sich mit einem Bewerbungsschreiben, tabellarischen Lebenslauf, Beruf- bzw. Studienabschlüssen und qualifizierten Arbeitszeugnissen. Verbeamtete Bewerberinnen und Bewerber werden gebeten, die letzte Ernennungsurkunde und die letzte Beurteilung beizufügen. Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Leistung und Befähigung besetzen; wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Die Stadt Augsburg hat sich verpflichtet, ihre Aufgaben aus dem SGB IX und dem Bayerischen Gleichstellungsgesetz bei Stellenbesetzungen in besonderem Maße zu erfüllen.

Ausländische Berufsabschlüsse können nur berücksichtigt werden, wenn Sie einen Nachweis über die Gleichwertigkeit vorweisen können. Die hierfür zuständige Stelle können Sie über das Portal www.anerkennung-in-deutschland.de finden.

Bitte bewerben Sie sich bis spätestens 21.12.2022 online.

Kontakt:

Frau Zeuner, Tel.: 0821 324-2267 (bei Fragen zur Bewerbung)
Frau Lidl, Tel.: 0821 324-4101 (bei fachlichen Fragen)

Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die eingegangenen Online-Bewerbungen zeitnah gelöscht.