Sekretariatskraft im Geschäftszimmer (m/w/d)

Arbeiten bei der Stadt - werden Sie Teil unseres Teams!

Wir sichern nachhaltig die ökologische, soziale, wirtschaftliche und kulturelle Zukunftsfähigkeit der Stadt Augsburg. Täglich engagieren sich mehr als 6.500 Beschäftigte in verschiedensten Bereichen für unsere über 300.000 Bürgerinnen und Bürger.

Unser Stellenangebot

Referat OB - Zentrales Beteiligungsmanagement

Referenznummer: 00000950_2

Veröffentlichung: 02.12.2022

Stellenbewertung: Entgeltgruppe 7 TVöD - BesGr. A 6-7 BayBesO

Im Tarifbeschäftigtenverhältnis erfolgt eine Vergütung nach TVöD-VKA vorbehaltlich der Erfüllung der persönlichen Eingruppierungsvoraussetzungen.

Im Beamtenverhältnis erfolgt eine Besoldung nach der BayBesO vorbehaltlich der Erfüllung der beamten- und haushaltsrechtlichen Voraussetzungen.

Die Stellenbesetzung ist mit sich ergänzenden Teilzeitkräften möglich.

Aufgabengebiet:

Aufgaben im Bereich Geschäftszimmer:

• Umfassende Unterstützung der Dienststellenleitung im Rahmen der Geschäftszimmertätigkeit

• Öffnen und Sichten des Posteinlaufs, Versand des Postauslaufs sowie Organisation des digitalen Postlaufs

• Zentrale Annahme von Telefongesprächen für die Dienststellenleitung, Terminverwaltung und Terminvereinbarungen der Dienststellenleitung

• Erledigung von Routinekorrespondenz (z.B. Zwischennachrichten, Zuleitung weiterer Schriftstücke und Anlagen)

• Personalangelegenheiten, z.B. Urlaubsverwaltung für alle Mitarbeitenden des Zentralen Beteiligungsmanagements

• Betreuung interner Prozesse und Strukturen, z.B. Beschaffungsvorgänge, Schlüsselverwaltung, zentrale Ablage, Wiedervorlagenverwaltung, Schreibdienst

Aufgaben im Bereich Beteiligungsverwaltung:

• Zentrale Archivierung und Verwaltung der Beteiligungsakten (u.a. Unternehmensverträge, Prüfungsberichte, Jahresabschlüsse, Wirtschaftspläne, Sitzungsunterlagen, Niederschriften, Schriftverkehr)

• Mitarbeit bei Aufbau und Pflege einer datenbankbasierten Beteiligungsverwaltung mit Informations-, Dokumentations- u. Terminüberwachungsfunktion

Aufgaben in der Mandatsbetreuung:

• Mitarbeit bei der Konzeption und Durchführung von Informationsveranstaltungen

Voraussetzungen:

• Abschlussprüfung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Fachprüfung I bzw.

• Qualifikationsprüfung für die 2. Qualifikationsebene der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen bzw.

• Abgeschlossene Ausbildung (m/w/d) als
  Kauffrau für Büromanagement/Kaufmann für Büromanagement,
  Industriekauffrau/Industriekaufmann,
  Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter oder
  Notarfachangestellte/Notarfachangestellter

Wünschenswert:

• Kenntnisse im allgemeinen kommunalen Haushaltsrecht

• Fähigkeit zu Teamarbeit, Flexibilität, Organisationstalent sowie gute EDV-Kenntnisse

• Eine aufgeschlossene Persönlichkeit mit einer dienstleistungsorientierten Arbeitsweise und hoher Auffassungsgabe

• Ein hohes Maß an Eigenverantwortlichkeit innerhalb des Teams

Wir bieten:

• Eine attraktive betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte
• Vergünstigte Abonnements im AVV-Verbundraum
• Eine interessante und vielseitige Aufgabe in einem engagierten Team mit gutem Betriebsklima
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz 

• Flexible Arbeitszeiten sowie Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Wenn Sie die Anforderungen erfüllen, dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung. Bitte bewerben Sie sich mit einem Bewerbungsschreiben, tabellarischen Lebenslauf, Beruf- bzw. Studienabschlüssen und qualifizierten Arbeitszeugnissen. Verbeamtete Bewerberinnen und Bewerber werden gebeten, die letzte Ernennungsurkunde und die letzte Beurteilung beizufügen. Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Leistung und Befähigung besetzen; wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Ausländische Berufsabschlüsse können nur berücksichtigt werden, wenn Sie einen Nachweis über die Gleichwertigkeit vorweisen können. Die hierfür zuständige Stelle können Sie über das Portal www.anerkennung-in-deutschland.de finden.

Die Stadt Augsburg hat sich verpflichtet, ihre Aufgaben aus dem SGB IX und dem Bayerischen Gleichstellungsgesetz bei Stellenbesetzungen in besonderem Maße zu erfüllen.

Bitte bewerben Sie sich bis spätestens 15.12.2022 online.

Kontakt:

Herr Wörle, Tel.: 0821 324-2260 (bei Fragen zur Bewerbung)
Frau Reuß, Tel.: 0821 324-3314 (bei fachlichen Fragen)

Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die eingegangenen Online-Bewerbungen zeitnah gelöscht.