Office Managerin / Teamassistenz (m/w/d) Teilzeit oder Vollzeit

Dein Tätigkeitsprofil Du unterstützt die Partner und das fachliche SWMP Team in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgst gemeinsam mit Deinen Kollegen und Kolleginnen für einen reibungslosen Ablauf des Sekretariats.

Deine Aufgaben beinhalten unter anderem:

• Du legst neue Mandate an und richtest sie administrativ ein, auch die digitale Mandantenstruktur im DMS.
• Du pflegst Stammdaten, Vollmachten und Zugangsdaten in DATEV und betreust DATEV Unternehmen online.
• Du organisierst den physischen und digitalen Posteingang und -ausgang und betreust das zentrale E-Mail-Postfach der Kanzlei.
• Du verwaltest das DMS und die Mandantenakten. Dazu gehört, dass du Unterlagen digitalisierst, verschlagwortest und archivierst.
• Du bearbeitest eingehende Steuerbescheide, schickst sie an die Mandanten und überwachst die Fristen.
• Du versendest Steuererklärungen, Jahresabschlüsse sowie Prüfungs- und Abschlussunterlagen.
• Du bearbeitest GmbH-Vorgänge, Offenlegungen, Vollständigkeitserklärungen und notarielle Urkunden administrativ.
• Du schreibst und telefonierst mit Finanzämtern und Behörden und organisierst die Unterschriften.
• Du bearbeitest Rechnungen und SEPA-Lastschriftmandate und verschickst nach Vorgabe Mahnungen.
• Du koordinierst Termine und Besprechungen und bestellst Büro- und Kanzleibedarf.
• Du koordinierst die Abläufe im Backoffice und bist Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen sowie für externe Dienstleister.
• Du arbeitest neue Kolleginnen und Kollegen in die Abläufe des Backoffice ein.

Was wir uns von Dir wünschen

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung
• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat / Organisation / Kanzleiumfeld
• Sicherer Umgang mit MS-Office (DATEV Kenntnisse sind ein Plus)
• sicheres Auftreten, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Hohe Eigeninitiative, Genauigkeit und Zuverlässigkeit

Unser Angebot

• Mitarbeit in einem erfolgreichen Team und ein wertschätzendes Betriebsklima
• Kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Moderne IT-Technik und eine digitale Arbeitswelt
• Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit eigenem Parkplatz in zentraler Lage
• Eine langfristige Perspektive mit leistungsgerechter Bezahlung
• Eine strukturierte Einarbeitung und ein respektvolles und offenes Miteinander
• Und daneben jede Menge Teamevents, Kollegialität und Einblicke in angrenzende Arbeitsgebiete

Mache den nächsten Schritt und bewirb Dich bei uns!
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung, die wir selbstverständlich vertraulich behandeln.
Deine Ansprechpartnerin: Carolin Uffinger, Personalreferentin, Diplom Kauffrau
Tel. 0821/543378-88 | bewerbung@swmp.eu | www.swmp.eu