Was es bei der E-Mail-Bewerbung zu beachten gibt

Autorin: Julia Paul

Die Bewerbungsunterlagen auszudrucken und postalisch zu verschicken ist heutzutage unüblich. Stattdessen rücken zwei Wege in den Fokus: Sie online über das jeweilige Portal eines Unternehmens hochzuladen oder per E-Mail zu versenden. Sie dabei nicht richtig zu benennen oder im falschen Dateiformat zu übermitteln sind Leichtsinnsfehler, denen leider noch viele Bewerberinnen und Bewerber verfallen. Doch das macht einen schlechten Eindruck, führt dazu, dass die Dokumente nicht gelesen werden oder – im schlimmsten Fall – von Mail-Programmen aussortiert werden und erst gar nicht beim Unternehmen ankommen.

Bewerbung als PDF verschicken

Aus diesem Grund gilt: Niemals offene Dateien wie beispielsweise ein Word-Dokument verschicken. Stattdessen hat sich – gerade auch im Zusammenhang mit Bewerbungen – das PDF, also das „Portable Document Format“, durchgesetzt. Um eine Datei zu konvertieren, kann man in den üblichen Schreibprogrammen entweder auf „Speichern unter“ gehen und dann „PDF“ als Dateityp auswählen oder über die „Exportieren“-Funktion das Dokument umwandeln. Im Internet gibt es aber auch spezielle Seiten, über die man andere Arten von Dokumenten in PDFs umformatieren kann. 

Dort findet man außerdem Programme, die dabei helfen, mehrere separat gespeicherte PDF-Dateien, also beispielsweise das Anschreiben, den Lebenslauf sowie verschiedene Anhänge, zu einem Dokument zusammenzuführen. Auch das kann beim Verschicken von Bewerbungen von Vorteil sein. Wichtig ist hier, darauf zu achten, dass die Dokumente in der richtigen Reihenfolge und alle auf dieselbe Art ausgerichtet sind.

Die richtige Dateigröße für Bewerbungsunterlagen

Hat ein Unternehmen in der Stellenausschreibung oder auf seinem Bewerbungsportal eine maximale Dateigröße angegeben, müssen sich Bewerberinnen und Bewerber daran halten. Viele Programme laden die Bewerbungsmappen sonst gar nicht, nur teilweise oder fehlerhaft hoch. Und das macht ebenfalls keinen guten Eindruck!

Benennung der Bewerbungsdatei

All diese Punkte beachtet, gibt es vor dem Abschicken oder Hochladen der Bewerbungsunterlagen noch eine weitere Hürde: Den Namen der Datei. Statt diese „Lebenslauf“, „Bewerbung“ oder – noch schlimmer – „Dokument 1“ zu nennen, sollten Bewerberinnen und Bewerber ein Format wählen, das wichtige Keywords, also Schlüsselwörter, für den Personaler bereitstellt. Hierzu gehört vor allem der Name des Bewerbers oder der Bewerberin, eventuell auch noch das Datum. Auf jeden Fall ist die Art des Dokuments miteinzubauen.

Eine Dateibenennung wie „20220924_Mustermann-Max_Bewerbungsmappe“ wirkt professionell und hilft den Verantwortlichen aus dem Unternehmen dabei, den Überblick über die verschiedenen Bewerbungsunterlagen zu behalten. So finden sie im Fall eines bestimmten Interesses die Dateien einer Person schnell wieder.

Betreffzeile bei E-Mail-Bewerbung

Ebenfalls problematisch bei der Suche einer bestimmten Bewerbung sind E-Mail-Postfächer. Deshalb gelten die Regeln der Dateibenennung (rechts) auch für die Betreffzeile einer E-Mail. Doch hier beginnt die Notwendigkeit schon früher: Damit die Bewerbung gleich einen positiven Eindruck macht, bevor die E-Mail überhaupt geöffnet wird, sollte die Betreffzeile möglichst genau formuliert werden.

Am besten schreibt man deshalb etwas wie „Bewerbung als … bei …“ und ergänzt individuell die jeweilige Position, Stelle oder Ausbildung sowie das entsprechende Unternehmen. Verschickt man mehrere Bewerbungen, sollte man die Betreffzeile auf keinen Fall einfach über die Copy-Paste-Funktion übernehmen – und unbedingt vor dem Abschicken noch einmal überprüfen! Zu peinlich wäre es, wenn der falsche Betrieb angegeben ist.

Sofern in der Stellenanzeige eine Kennziffer zu finden ist, kann man auch diese hinter einem Schrägstrich oder Doppelpunkt in den Betreff einfügen. So können Personalverantwortliche die Bewerbung noch besser zuordnen oder sie trotz voreingestellter Filter in ihrem E-Mail-Postfach im richtigen Ordner finden.

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