Sind Meetings Zeitverschwendung?

Die Hälfte der Kolleg:innen kommt zu spät, die Konzentration wird weniger und weniger, und kaum ist es endlich vorbei, steht schon wieder das nächste Meeting vor der Tür. Bei den meisten Beschäftigten werden Meetings immer unbeliebter. Aber wie kommt´s? Was ist dran an der These, dass Meetings in der modernen Arbeitswelt reine Zeitverschwendung sind? Und wie können Arbeitgeber:innen ihre Meetings effizienter und produktiver gestalten?

Warum sind Meetings so unbeliebt?

Schon vor der Corona-Pandemie waren Meetings nicht gerade dünn gesät. Innerhalb der letzten Jahre wurde diese Anzahl noch um virtuelle Sitzungen erweitert. Ihren schlechten Ruf bei den Angestellten konnte dies nicht verbessern. Aber woran liegt das? Zum einen werden viele Meetings häufig ohne ein konkretes Ziel einberufen, wodurch sie oft unübersichtlich werden und selten zu einem klaren Ergebnis kommen. Dass viele Mitarbeiter:innen sich nicht ausreichend auf die Sitzung vorbereiten und häufig zu spät oder überhaupt nicht eintreffen, trägt zu dieser Unproduktivität bei.

Zusätzlich dauern Konferenzen dadurch meist länger als notwendig. Bei diesem Klima ist es den meisten Unternehmen nicht möglich, klare Ziele zu definieren und verfolgen. Dies kann für die Firma auf Dauer schwerwiegende Konsequenzen haben: Die hier verschwendete kostbare Zeit hält sowohl Führungskräfte als auch Angestellte von wichtigeren Aufgaben ab. Summiert sich das, kann es den Fortschritt und die Produktivität des gesamten Unternehmens ausbremsen. Außerdem fließen in Meetings zahlreiche Ressourcen und Lohnkosten, die genauso für notwendigere Investitionen verwendet werden könnten.

So werden Meetings effektiv

Aber was können Führungskräfte tun, damit Meetings keine Zeitverschwendung mehr sind? Der erste Schritt: Alle Mitarbeiter:innen ausreichend im Vorfeld über den Termin informieren und überprüfen, wer alles dabei sein wird. So können kurzfristige Absagen eher vermieden werden. Auch die Vorbereitung auf die Sitzung ist nicht zu unterschätzen. Deswegen ist es hilfreich, dies den Beschäftigten gegebenenfalls im Voraus mitzuteilen.

Damit Konferenzen auch zu einem klaren Ergebnis kommen, sollten sich Führungskräfte außerdem ein klares Ziel setzen, auf das sie während der Sitzung hinarbeiten. Ist dieses Ziel erreicht, kann das Meeting beendet werden – nicht bereits, wenn die Zeit abgelaufen ist. Ist die Runde abgeschlossen, darf man auch die Nachbereitung nicht außer Acht lassen. Oft wird diese etwas vernachlässigt, wodurch getroffene Entscheidungen nur langsam oder überhaupt nicht in die Tat umgesetzt werden. Damit das nicht passiert, hilft ein konkreter Plan für den Zeitraum nach der Konferenz.