Arbeitszeiterfassung ist schon jetzt Pflicht

Arbeitszeiten müssen erfasst werden, entschieden 2019 der Europäische Gerichtshof (EuGH) und 2022 das Bundesarbeitsgericht (BAG). 2023 legte der damalige Bundesminister für Arbeit und Soziales Hubertus Heil (SPD) einen Gesetzesentwurf zur verpflichtenden elektronischen Arbeitszeiterfassung vor, welcher allerdings scheiterte. Bundesministerin für Arbeit und Soziales Bärbel Bas (SPD) kündigte nun an, dass sie im Juni 2026 einen neuen Gesetzesentwurf vorlegen möchte. Unabhängig davon müssen Arbeitgebende bereits jetzt sicherstellen, dass die gesamte tägliche Arbeitszeit erfasst wird.

Welche Regeln gelten derzeit?

Die momentane Rechtslage schreibt derzeit noch kein bestimmtes System vor, wie Arbeitszeiten erfasst werden sollen. Momentan kann dies schriftlich oder digital erfolgen, sowohl über betrieblich bereitgestellte Systeme als auch durch die Beschäftigten selbst. Dabei sind drei Dinge wichtig. Erstens: Die Erfassung muss die arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen. Festgehalten werden müssen derzeit der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und die Pausenzeiten. Zweitens: Die Arbeitszeiten müssen überprüfbar sein und bei Bedarf der zuständigen Aufsichtsbehörde vorgelegt werden können. Sollte dies nicht möglich sein, können Betrieben Bußgelder drohen. Drittens: Die Verantwortung dafür, dass die Zeiterfassung gelingt, liegt bei den Arbeitgebenden. Auch wenn die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten selbst eintragen.

Wie die Erfassung aussehen kann

Ein Beispiel dafür, wie eine solche Dokumentation aussehen kann, zeigt das Landesamt für Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz und technische Sicherheit:

• Kalendertag: 1.2.2026; Arbeitsbeginn: 08.00 Uhr; Arbeitsende: 16.30 Uhr; Pause: 30 Min. (12-12.30 Uhr); Dauer: 8 Std.; Bemerkungen:
• Kalendertag: 2.2.2026; Arbeitsbeginn: 08.15 Uhr; Arbeitsende: 17.00 Uhr; Pause: 45 Min. (12-12.30 Uhr; 15-15.15 Uhr); Dauer: 8 Std.; Bemerkungen:
• Kalendertag: 3.2.2026; Arbeitsbeginn: – ; Arbeitsende: – ; Pause: – ; Dauer: 8 Std.; Bemerkungen: Urlaub
• Kalendertag: 4.2.2026; Arbeitsbeginn: – ; Arbeitsende: – ; Pause: – ; Dauer: 8 Std.; Bemerkungen: krank

Auch Vertrauensarbeitszeit betroffen

Die Erfassung der Arbeitszeit muss auch im Homeoffice, in der Vertrauensarbeitszeit und bei anderen Modellen geschehen. Bei der Vertrauensarbeitszeit kann dies beispielsweise so aussehen, dass Mitarbeitende den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit sowie Pausen selbstständig erfassen. Denn Arbeitgebende müssen erkennen können, ob es zu Verstößen gegen arbeitszeitrechtliche Vorgaben, wie Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten, kommt. Über die Betriebsvereinbarung kann geregelt werden, dass die Arbeitszeiterfassung nicht zur Leistungskontrolle verwendet werden darf. Die Erfassungspflicht entfällt nach § 18 ArbZG nur in wenigen Ausnahmefällen.

Vorteile der Zeiterfassung

Wer bei der Erfassung von Arbeitszeit allerdings nur an bürokratischen Aufwand denkt, lässt dabei die positiven Aspekte außer Acht. Eine konsequente Aufzeichnung hat nicht nur für Beschäftigte Vorteile, sondern auch für Arbeitgebende. Sie profitieren beispielsweise von minutengenauer Zeitabrechnung, einer effizienteren Gehaltsabrechnung, mehr Transparenz und Übersicht sowie der Möglichkeit, die Personalplanung besser und effizienter zu gestalten.

Wie gelingt die Arbeitszeiterfassung?

• Klare Regeln festlegen: Wann beginnt und endet die Arbeitszeit? Wie sollen Pausen, Überstunden und Homeoffice erfasst werden? So kann die Entstehung von Problemen vermieden werden.
• Ein einfaches System wählen: Je unkomplizierter und alltagstauglicher die Erfassung ist, desto weniger Fehler entstehen und desto höher ist die Akzeptanz bei Mitarbeitenden.
• Kommunikation im Team: Transparente Informationen darüber, warum die Zeiterfassung notwendig ist, welche Vorteile sie bietet und wie die Daten gespeichert werden, können Vertrauen schaffen.