Arbeitszeugnis formulieren: So geht’s

Zeugnisse gibt es nur in der Schule? Nicht ganz. Geht das Arbeitsverhältnis zu Ende, ist es üblich, dass Arbeitnehmende ihren ehemaligen Mitarbeitenden ein Arbeitszeugnis ausstellen. Es dokumentiert und bewertet die Arbeitsleistung und ist für die berufliche Zukunft der Beschäftigten deshalb von großem Wert. Aber hierbei gibt es gewisse Regeln und Richtlinien, die zu beachten sind. Wie gelingt es, das perfekte Arbeitszeugnis zu formulieren?

Was macht ein Arbeitszeugnis so wichtig?

Möchten Unternehmen möglichst genaue Informationen über die Fähigkeiten und Eigenschaften künftiger neuer Mitarbeitender erhalten, geht dies am einfachsten über das Arbeitszeugnis. Unterschieden wird hierbei zwischen zwei Arten: dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis. Ersteres enthält zwar grundlegende Informationen über die Beschäftigungsdauer und die Position des Mitarbeitenden, aber eine detaillierte Bewertung seiner Leistungen oder seines Verhaltens bleibt aus. Es dient lediglich der Bestätigung, dass die Mitarbeitenden im Unternehmen beschäftigt waren.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis hingegen umfasst ausführliche Beschreibungen der Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfolge der betroffenen Person sowie deren Charaktereigenschaften und Sozialverhalten. Dabei sind Arbeitgebende stets dazu verpflichtet, sich wohlwollend auszudrücken. Trotzdem haben sie die Möglichkeit, mithilfe gängiger Codes deutlich zu machen, wie zufrieden sie mit der Arbeit ihres ehemaligen Teammitglieds waren.

Der Notencode im Arbeitszeugnis

Generell gilt: Je höher die Steigerung, desto besser die Leistung. Dementsprechend symbolisiert eine dreifache Steigerungsform wie „stets zur vollsten Zufriedenheit“ die Note 1, „stets zur vollen Zufriedenheit“ steht für die Note 2. Fehlen solche Satzstrukturen, deutet dies auf eine mittelmäßige bis ungenügende Arbeitsleistung hin. Hier sind die Notencodes im Überblick:

• Sehr gut: „stets zur vollsten Zufriedenheit“
• Gut: „stets zur vollen Zufriedenheit“
• Befriedigend: „zur vollen Zufriedenheit
• Ausreichend „zur Zufriedenheit“
• Mangelhaft: „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“
• Ungenügend: „hat sich bemüht“

Dementsprechend kann ein solches Dokument die zukünftige Karriere von Arbeitgebenden erheblich beeinflussen – sowohl im positiven als auch im negativen Sinne.

Inhaltlicher Aufbau: Diese Punkte dürfen nicht fehlen

• Überschrift und Einleitung: Ein simples „Qualifiziertes Arbeitszeugnis” reicht als Überschrift aus, gefolgt von einer kurzen Einleitung. Diese muss enthalten: Namen und Geburtsdatum des Mitarbeitenden sowie dessen Abteilung, Position und Beschäftigungsdauer im Unternehmen.
• Beschreibung des Unternehmens: Kurze Zusammenfassung von Branche, Größe und den wesentlichen Tätigkeitsfeldern.
• Aufgaben und Qualifikationen: Beschreibung der relevanten Zuständigkeitsbereiche und Fähigkeiten, die der Mitarbeitende im Laufe der Arbeitszeit absolviert und erlernt hat. Hier ist es sinnvoll, mit den wichtigsten Punkten anzufangen.
• Leistungsbeurteilung: Detailliertes und objektives Bewerten der Kompetenzen. Zu den wichtigsten Kriterien zählen hier Fachkenntnisse, Arbeitsweise, Erfolge, Leistungsmotivation, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit.
• Persönliche Eigenschaften und soziale Kompetenzen: Beschreibung der Charakterzüge, die den Mitarbeitenden auszeichnen, sowie des Verhaltens im Umgang mit Kolleg:innen. Wichtige Stichworte sind beispielsweise Kommunikationsfähigkeit, Einfühlungsvermögen oder Umgang mit Stresssituationen.
• Schluss und Dankesformulierung: Das Ende des Zeugnisses sollte ein Dankeschön an den Mitarbeitenden für die geleistete Arbeit enthalten, die ihm für die Zukunft alles Gute wünscht.
• Datum, Ort und Unterschrift: Name und Position der unterschreibenden Person müssen klar erkennbar sein. Falls die Betriebsleitung nicht selbst unterschreibt, muss deutlich sein, dass die vertretende Person bevollmächtigt wurde.

Die richtige Formulierung: Das ist zu beachten

Die oben genannten Punkte decken die inhaltlichen Grundlagen ab, die ein qualifiziertes Arbeitszeugnis umfassen sollte. Was die genaue Formulierung angeht, so sollten sich Arbeitgebende an bestimmten Richtlinien orientieren. Folgende Tipps helfen dabei:

• Professionell bleiben: Beim Verfassen eines Arbeitszeugnisses gilt es, die richtige Balance zu finden. Denn der Tonfall darf weder zu trocken und formell sein noch übermäßig emotional oder persönlich werden. Stattdessen sollte das Empfehlungsschreiben ein klares Bild des Mitarbeitenden abzeichnen, sich aber auf das Wesentliche beschränken. Diese Professionalität bedeutet auch, sich weder übertrieben positiv noch negativ auszudrücken.
• Konkret und aussagekräftig: Die Leistungen und Stärken der Angestellten dürfen deutlich und detailliert beschrieben werden. Klare Beispiele, was die Beschäftigten besonders gut gemacht haben oder in welchen Situationen sie ihre Kompetenzen besonders effektiv zum Einsatz gebracht haben. Es bietet sich an, die Fähigkeiten und Aufgaben direkt anhand der ursprünglichen Stellenausschreibung aufzuzeigen.
• Nicht zu ausführlich werden: Das Dokument sollte alle wesentlichen Details beinhalten, aber trotzdem nicht zu ausschweifend sein. Zu viele Informationen führen schnell zu Unübersichtlichkeit, anstatt zu einem klaren Bild des beschriebenen Mitarbeitenden zu verhelfen.

No-Gos im Arbeitszeugnis

Ebenso wie es gewisse Punkte gibt, die im Arbeitszeugnis besonders erwünscht sind, gibt es auch gewisse Formulierungen, die unangebracht oder sogar unzulässig sind. Diese Informationen und Ausdrucksweisen sollten Arbeitgebende lieber weglassen:

• Diskriminierung in jeglicher Form ist im Arbeitszeugnis ausdrücklich untersagt – egal, ob aufgrund von Herkunft, Religion, Aussehen, Geschlecht, sexueller Orientierung oder anderer persönlicher Merkmale.
• Privatinformationen oder Details, die für die berufliche Tätigkeit keine Rolle spielen. Dazu gehören Familienstand, Schwangerschaften, Gesundheitszustand, Drogen- und Alkoholkonsum oder Straftaten. Ebenso sind vertrauliche Informationen über andere Mitarbeitende oder interne Unternehmensabläufe eine Verletzung der Schweigepflicht und dürfen nicht preisgegeben werden.
• Falschaussagen, Gerüchte und Anschuldigungen: Das Arbeitszeugnis dient dazu, einen objektiven, detailgenauen Einblick in die Leistungen der Angestellten zu liefern. Es darf ausschließlich belegbare Tatsachen enthalten und keine irreführenden Eindrücke vermitteln.
• Kündigung durch Arbeitgebende: Wurde das Arbeitsverhältnis durch eine Kündigung vonseiten des Unternehmens beendet, darf das im Arbeitszeugnis nicht erwähnt werden. Dies umfasst auch Formulierungen wie „im gegenseitigen Einverständnis aufgelöst“, da hier trotzdem eine Kündigung durch die Arbeitgebenden impliziert wird.
• Negative Bewertungen: Obwohl das Arbeitszeugnis ehrlich und wahrheitsgetreu sein muss, unterliegen Arbeitgebende gleichzeitig der Verpflichtung, es wohlwollend zu formulieren. Eventuelle Kritikpunkte oder Unzufriedenheiten können durch die gängigen Notencodes zum Ausdruck gebracht werden, aber deutliche Negativität hat keinen Platz.