Background-Checks bei Führungspositionen: Das ist zu beachten

Dass Bewerber:innen auf offene Stellen mit genauen Background-Checks der Personalabteilung rechnen müssen, ist kein Geheimnis. Vor allem bei Bewerbungen auf Führungsposten oder Positionen, die mit sensiblen Daten zu tun haben, sind solche Screenings oft besonders gründlich. Aber wie sehen die Überprüfungen tatsächlich aus? Welche Maßnahmen vonseiten der Arbeitgebenden sind erlaubt und wie können Kandidat:innen sich auf diese vorbereiten?

Warum sind Background-Checks so wichtig?

Die genaue Überprüfung von Bewerbenden-Daten dient nicht dazu, es ihnen besonders schwer zu machen. Stattdessen verfolgt sie konkrete Ziele, die für allem bei offenen Führungsposten entscheidend für die Zukunft des gesamten Unternehmens sein können. Die Nummer Eins ist dabei meist die Risikosenkung: Niemand möchte jemanden einstellen, der in den Bewerbungsunterlagen falsche Angaben gemacht hat. Das hat nicht nur mit dem Wunsch nach ehrlichen Arbeitsverhältnissen zu tun, sondern soll auch die Sicherheit des Arbeitsplatzes gewährleisten. Gerade in Unternehmen, die regulär mit sensiblen Daten hantieren, zum Beispiel Banken oder Sicherheitsfirmen, ist dies unerlässlich. Oft spielen aber auch noch andere Faktoren eine Rolle bei Background-Checks, wie etwa Zeit- und Kosteneinsparung durch die Vermeidung von potenziellen Fehleinstellungen.

Wie laufen Screenings für Führungspositionen ab?

Neben der Faktenüberprüfung der zugesandten Unterlagen können Background-Checks noch weitere Maßnahmen beinhalten. Diese Vorgehensweisen und Forderungen an die Bewerber:innen sind erlaubt:

• Internetrecherche (inklusive Social-Media-Profile)
• Überprüfung von Arbeitszeugnissen
• Schufa-Auskunft
• Presseartikel
• Handelseinträge
• Forderung psychologischer Eignungstests
• Polizeiliches Führungszeugnis
• Forderung eines Besuchs im Assessment-Center

Welche rechtlichen Grenzen sollten Bewerbende kennen?

Während die oben genannten Punkte alle in Deutschland legal sind und als gängige Maßnahmen bei Background-Checks gelten, gibt es hier trotzdem einige rechtliche Grauzonen. Generell gilt als Faustregel: Die Nutzung frei erhältlicher Daten ist grundsätzlich erlaubt. Personaler:innen sind also rechtlich auf der sicheren Seite, solange sie ihre Überprüfungen ausschließlich aus öffentlich verfügbaren Daten beziehen. Nach Paragraph 28, Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 im deutschen Bundesdatenschutzgesetz dürfen Unternehmen auch personenbezogene Daten erheben, sofern sie über gängige Suchmaschinen allgemein zugänglich sind.

Etwas heikler wird die Lage, wenn der Background-Check das Beschaffen von Daten beinhaltet, die explizit nur für den engen Bekanntenkreis gedacht sind, beispielsweise private Instagram-Accounts. Insbesondere, wenn sich die Personalabteilung hierfür extra bei bestimmten Netzwerken anmeldet, überschreitet sie damit eine rechtliche Grenze. Aber Vorsicht: In bestimmten Fällen gelten hier Ausnahmen. Gibt es zum Beispiel konkrete Anhaltspunkte auf eine mögliche Straftat oder besteht ein sogenanntes „schutzwürdiges Interesse“ der Arbeitgebenden, dürfen auch in einem solchen Fall weitere Nachforschungen unternommen werden.

Diese Maßnahmen sind verboten

Auch hier gibt es ein Grundprinzip: Beschaffen sich Personaler:innen heimlich Informationen oder greifen hinter dem Rücken der Kandidat:innen in deren Privatsphäre ein, begehen sie eine Straftat. Dazu zählen beispielsweise heimliche Anrufe bei früheren Arbeitgebenden oder das Einsetzen von privaten Ermittler:innen. Auch die Erhebung von Gesundheitsdaten ohne vorherige Einwilligung der betroffenen Personen ist gesetzlich untersagt. Dasselbe gilt für Hintergrundrecherche zu Herkunft, Religionszugehörigkeit, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, politischen Überzeugungen, Familienstand oder Schwangerschaft. Beim letzten Punkt gibt es jedoch ebenfalls eine Ausnahme: Könnte die Arbeit das Kind oder die Mutter gefährden, darf im Gespräch nach Schwangerschaften gefragt werden. Weitere Nachforschungen anzustellen, ohne die betroffene Person zu informieren, ist allerdings auch an dieser Stelle verboten.

So können Bewerbende sich schützen

Abgesehen von konkreten Fragen im Vorstellungsgespräch bekommen die meisten Bewerber:innen von laufenden Background-Checks gar nichts mit. Das gilt auch für Kandidat:innen von offenen Führungspositionen. Trotzdem gibt es einige Möglichkeiten, wie sie ihre Privatsphäre im Voraus schützen können. Das Allerwichtigste: sich gründlich mit den Dateneinstellungen der eigenen Social-Media-Profile auseinandersetzen und keine Kontaktanfragen von fremden Personen annehmen. Generell lohnt es sich, auf den eigenen digitalen Fußabdruck im Internet zu achten und nichts zu posten oder zu liken, was die Karriere gefährden könnte oder man nicht mit zukünftigen Arbeitskolleg:innen teilen will. Steht eine Bewerbung auf eine Top-Position an, ist es außerdem sinnvoll, sich vorher über die eigenen Rechte zu informieren und über unangebrachte Fragen oder Nachforschungen Bescheid zu wissen.