Die Onboarding-Checkliste: So gelingt die Einarbeitung

Der Begriff Onboarding stammt aus dem Personalmanagement und leitet sich von dem englischen Ausdruck „taking on board“ ab. Onboarding lässt sich dabei als Synonym für „Einführung“, oder „Willkommen heißen“ verstehen: Demnach ist hier das Ziel, neue Fachkräfte auf eine schnelle und effiziente Weise ins Arbeitsumfeld zu integrieren. Allerdings gibt es gewisse Maßnahmen, die für eine schnelle Eingliederung besonders förderlich sind – welche genau das sind, verrät die Onboarding-Checkliste.

Die Vorteile von intensiver Einarbeitung

Ein gutes Onboardingkonzept hilft, Mitarbeiter:innen zu motivieren und trägt dazu bei, die Einarbeitungszeit zu verkürzen. Denn je schneller die Fachkräfte eingearbeitet sowie in die Prozesse des Teams integriert sind, desto schneller können sie ihre Produktivität steigern. Deswegen sollte ein im Vorfeld erstellter Einarbeitungsplan unbedingt Bestandteil eines strukturierten Onboardings sein. Des Weiteren fühlt man sich durch die intensive Einarbeitung mehr wertgeschätzt – und ist gleichzeitig durch die Onboarding-Checkliste weniger für Fehler in der Probezeit anfällig.

Die Onboarding-Checkliste

Um chronologisch während des Onboardings vorzugehen, und nichts zu übersehen, hilft eine Checkliste. Dabei sind diese Tipps wichtig:

1. Informationen zusenden: Den Neuzugängen sollten vor ihrem Arbeitseinstieg die wichtigsten Informationen zugesendet werden: Wo, wann und mit wem findet der Empfang statt? Wie läuft der erste Arbeitstag ab? Was ist mitzubringen? Wie sieht der Arbeitsweg aus?
2. Kontakte knüpfen: Bei der Festlegung von festen Ansprechpartner:innen wissen frischgebackene Kolleg:innen, an wen sie sich bei Fragen wenden müssen. Darüber hinaus ist wichtig, das Team über den Zuwachs zu informieren.
3. Das richtige Umfeld: Der Arbeitsplatz ist einzurichten, sobald der erste Arbeitstag stattfindet.
4. Ein herzlicher Empfang: Am ersten Arbeitstag hinterlässt das Unternehmen viele Eindrücke. Sie positiv zu gestalten, wirkt sich stark auf die Mitarbeiterbindung aus. Für die Onboarding-Checkliste ist die Begrüßungsphase daher extrem wichtig. Das funktioniert am besten mit einem Rundgang durchs Unternehmen, bei dem die Kolleg:innen vorgestellt werden können. Auch die Geschäftsführung und sonstige Ansprechpartner:innen dürfen hier miteinbezogen werden. Darüber hinaus machen sich die Neuzugänge mit den Räumlichkeiten wie Kantine, Toilette und Küche vertraut – und mit dem eigenen Arbeitsplatz.
5. Aufgepasst! Um ein sicheres Arbeiten der Einsteiger:innen sicherzustellen, sollten sie eine ausführliche Einweisung in das Sicherheitskonzept der Firma erhalten. Dabei kann auch auf Fluchtwege und Co. aufmerksam gemacht werden.
6. Kommunikation: Bei einem Abschlussgespräch des ersten Tages können gegenseitige Eindrücke ausgetauscht und Fragen beantwortet werden.
7. Erste Events: Die soziale Eingliederung und Integration ins Team lassen sich aber nicht innerhalb einer Woche bewerkstelligen. Daher begleitet die Onboarding-Checkliste die neuen Kolleg:innen während der gesamten Probezeit. Dabei sind folgende Elemente wichtig: Abteilungen, Produkte, Projekte, Aufgaben – sie werden den Einsteiger:innen mithilfe von Einführungsveranstaltungen nähergebracht. In internen oder externen Fortbildungen, Schulungen und Workshops werden darüber hinaus weitere Unternehmenswerte vermittelt. Teambuilding-Events oder -wochenenden können ebenso helfen, den Zuwachs ins Team zu integrieren.
8. Ein offenes Ohr: Gerade in der Probezeit sind sie wichtig, um offene Fragen und Wünsche zu klären. Wie zufrieden sind beide Seiten? Was kann der Betrieb tun, um die Mitarbeiter:innen noch intensiver zu unterstützen? Sind die Zuständigkeiten klar?
9. Ab nach draußen: Nicht nur nach innen soll die Integration: Wenn neue Mitarbeiter:innen zum gemeinsamen Besuch von Kund:innen, Konferenzen und Messen mitgenommen werden, erleben sie noch einen direkteren Einblick in das Unternehmen.

Generell beginnt die Onboarding-Checkliste ab dem Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung und endet idealerweise erst nach der Probezeit, um die Fachkräfte frühzeitig und dauerhaft an die Firma zu binden.

Vorsicht, Fehler!

Nicht immer läuft die Einarbeitung perfekt. Jedoch gibt es ein paar Dinge, die sich leicht vermeiden lassen. Der erste Fehler tritt dabei direkt nach dem ersten Vorstellungsgespräch auf: Von seitens der Firma herrscht Funkstille. Dabei sollte man sich spätestens eine Woche vor Arbeitsbeginn bei den Einsteiger:innen melden, um den Ablauf des ersten Arbeitstages zu klären und Motivation zu vermitteln.

Auch eine Überladung an Informationen ist schlecht: Anstatt den ersten Arbeitstag direkt mit Aufgaben und Veranstaltungen zu füllen und Stress zu verbreiten, ist der Fokus lieber auf das Team und eine ausführliche Begrüßung, sowie die Onboarding-Checkliste gerichtet.