Urlaubsvertretung: So gelingt eine reibungslose Abwesenheit

Sommerzeit bedeutet für viele auch Urlaubszeit – eine Auszeit vom Job und stressigen Aufgaben. Damit keine Arbeit über die Zeit der Abwesenheit liegen bliebt, legen viele vor dem Urlaub noch einige Überstunden ein. Doch was ist, wenn wichtige Aufgaben im Verlauf der eigenen Abwesenheit erledigt werden müssen? In diesem Fall ist eine Urlaubsvertretung notwendig. Wer sich um diese kümmern muss und wie es während der Abwesenheit zu keinem Arbeitsstau kommt.

Was macht eine Urlaubsvertretung?

Eine Urlaubsvertretung übernimmt stellvertretend Aufgaben, Arbeiten und sonstige Angelegenheiten für Kolleg:innen, während diese im Urlaub sind. Eine solche Vertretung ist unabdingbar, um Deadlines von Projekten einhalten und Kund:innen oder Partner:innen weiter betreuen zu können.

Wer kümmert sich um die Vertretung?

Grundsätzlich regelt der Arbeitsgebende den Einsatz von Urlaubsvertretungen. So müssen Führungskräfte sich um eine entsprechende Vertretung für im Urlaub befindliche Mitarbeiter:innen kümmern. Außerdem gibt es das sogenannte Weisungsrecht, das Arbeitgebenden oder Vorgesetzten erlaubt, die Aufgaben der abwesenden Mitarbeitenden unter den restlichen Kolleg:innen aufzuteilen.

Wer eignet sich als Urlaubsvertretung?

Um die Aufgaben von abwesenden Kolleg:innen qualifiziert auszuführen, eignen sich in der Regel Mitarbeitende aus entweder der gleichen Abteilung oder einem ähnlichen Bereich. Eine solche Urlaubsvertretung garantiert eine reibungslose Übergabe von Aufgaben und die deren kompetente Ausführung.

In vielen Unternehmen gibt es auch spezielle Vertretungspartner:innen, die von Arbeitsgebenden bereits im Voraus festgelegt sind. Diese übernehmen im Falle der Abwesenheit die Aufgaben der jeweiligen Kolleg:innen. Bei Vertretungspartner:innen ist es allerdings unerlässlich und vorgeschrieben, dass diese Personen nicht zur gleichen Zeit Urlaub nehmen.

Wie die Urlaubsübergabe am besten vorbereiten?

Steht der Urlaub bevor und den Kolleg:innen soll die Arbeit während der eigenen Abwesenheit möglichst leichtfallen und reibungslos ablaufen, so ist die richtige Vorbereitung und Übergabe entscheidend. Zunächst einmal ist die rechtzeitige Kommunikation der Urlaubszeiten an Kolleg:innen, Kunden und Lieferanten wichtig. An Kolleg:innen und Vorgesetzte sollten dann die Kontaktdaten der Urlaubsvertretung weitergegeben und eine Abwesenheitsnotiz auf allen Kommunikationskanälen eingerichtet werden.

Für die Weiterarbeit an dringenden Projekten sollten laufende Aufgaben ausführlich dokumentiert und organisiert sein. Diese Informationen und Daten müssen dann für befugte Personen an einem zugänglichen Ort hinterlegt werden. Dazu zählen unter anderem Kontaktdaten von Kunden und Projektpartnern sowie Zugangsdaten zu etwa geschützten Dokumenten, Tools und Programmen.

Für eine sorgenfreie Urlaubsvertretung ist eine schriftliche Urlaubsübergabe an die Vertretung ratsam. Diese sollte gut verständlich und möglichst detailliert sein und etwa eine Woche vor dem Urlaub übergeben werden.

Die Urlaubsübergabe hält den genauen Zeitraum der Abwesenheit, die Informationen zur Vertretung, Kontaktdaten und E-Mail bzw. Telefonweiterleitung fest. Zudem werden darin anstehende Termine notiert und alle Passwörter und Zugriffsdaten für notwendige Anwendungen hinterlegt. Hilfreich ist außerdem eine Übersicht über alle Projekte – inklusive aktuellem Stand, offenen Aufgaben und anstehenden Deadlines. Auch die Vorgehensweise bei speziellen Arbeiten sollte darin beschrieben sein. Zusätzlich kann man die Urlaubsvertretung auf bestimmte Tools, Checklisten oder Recherchequellen hinweisen, die als nützliche Unterstützung dienen.

Darf eine Urlaubsvertretung abgelehnt werden?

Befindet man sich selbst in der Situation und soll die Urlaubsvertretung übernehmen, so ist man als Arbeitsnehmer:in zunächst verpflichtet, den Anweisungen von Vorgesetzten nachzukommen. Ausnahmen kann es jedoch geben, wenn die Arbeit mit Unterlagen und Daten der Kolleg:innen schwerfällt und die Ausführung der Aufgaben deshalb nicht optimal erfolgen kann. Dann sollte man den Arbeitgebenden darüber in Kenntnis setzen und eine alternative Lösung finden.

Arbeitnehmer:innen dürfen Aufgaben im Zuge einer Urlaubsvertretung ablehnen, wenn diese keine besondere Priorität haben und den zeitlichen Rahmen der eigenen Arbeit sprengen würden. Dies ist auch durch das Arbeitszeitgesetz festgelegt, welches die Höchstzahl an Arbeitsstunden pro Tag und gesamt pro Woche vorgibt sowie die Mehrarbeit begrenzt. Das Arbeitszeitgesetz greift auch bei Urlaubsvertretungen und lässt eine etwaige Mehrarbeit nur im sonstigen regulären Maße, mit maximal 10 Arbeitsstunden am Tag wie gesetzlich geregelt, zu.