Produktiv arbeiten: Fünf Hacks fürs Büro

Wer kennt es nicht: Schon wieder ist ein Arbeitstag vorbei, der Kopf raucht und man will nur noch nach Hause. Aber trotzdem sind noch nicht alle Aufgaben erledigt. Kein Problem! Mit diesen fünf Produktivitätshacks sieht es am nächsten Tag schon viel besser aus.

Hack 1: Timeboxing

Diese Strategie des Zeitmanagements ist in vielen Unternehmen bereits lange etabliert. Sogar Bill Gates und Elon Musk schwören auf den Hack. Aber wie funktioniert Timeboxing? Die Idee dahinter: Den gesamten Fokus auf eine einzelne Aufgabe legen und so in kürzerer Zeit effizienter arbeiten. Dazu teilt man alle anstehenden Aktivitäten des Tages in Zeitblöcke ein – sogenannte Timeboxes. Jede Aufgabe hat dabei ihre eigene Timebox und soll innerhalb dieses Zeitrahmens erledigt werden.

Hack 2: Timeblocking

Diese nächste Methode hat nicht nur vom Namen her Ähnlichkeiten mit Timeboxing, sondern funktioniert auch nach einem sehr ähnlichen Prinzip. Der Unterschied: Hier fasst man gleich mehrere, themenverwandte Aufgaben in Blöcke zusammen. Die zusätzlichen Zeitfenster können für Pausen, die Kommunikation mit Kolleg:innen oder sogar ein kleines Office-Workout genutzt werden. Das Ziel dieses Hacks ist nicht nur eine bessere Konzentration, sondern auch das Verstärken von besonders intensiven Arbeitsphasen – sogenanntem Deep Work.

Hack 3: Pomodoro-Methode

Dieser dritte Produktivitätshacksack erfreut sich bereits seit den 1980er Jahren großer Beliebtheit. Erfunden hat ihn damals der Italiener Francesco Cirillo. Wer diese Methode nutzt, erledigt seine Aufgaben in Intervallen von 25 Minuten. Zwischen diesen Abschnitten gibt es jeweils fünf Minuten Pause, denn viele kleine Ruhephasen kurbeln die Konzentration und die Leistungsfähigkeit an. Nach vier Einheiten darf man dann eine längere Pause einlegen. Also Timer stellen nicht vergessen!

Hack 4: GTD (Getting Things Done)

Entwickelt vom US-amerikansichen Autor David Allen in den frühen 2000ern, hat sich auch dieser Hack schon eine ganze Weile bewährt. Das Konzept dahinter ist in erster Linie das Zusammenfassen aller anstehenden Arbeiten an einem Ort. So kann man sich einen Überblick verschaffen und seine To-Do-Liste nacheinander abarbeiten. Der erste Schritt: Aufgaben aufschreiben und priorisieren. Am besten funktioniert diese Methode mithilfe von Arbeitsmanagement-Tools wie Notion.

Hack 5: Eat the Frog

Und zu guter Letzt ein Zitat von Mark Twain: „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tue es am besten gleich als Erstes am Morgen.“ Was das mit produktivem Arbeiten zu tun hat? Ganz einfach! Ganz nach dem Motto von Mark Twain orientiert sich dieser letzte Hack an dem Prinzip, unangenehme oder komplizierte Aufgaben zuerst zu erledigen – also sprichwörtlich „den Frosch zu essen.“ Denn zu Beginn des Tages können sich die meisten noch besser konzentrieren und sich nach dem Abschließen von anstrengenden Aufgaben auf einen entspannteren Ausklang des Arbeitstages freuen.