Desk Sharing: So gelingt es am besten

In vielen Büros ist es mittlerweile keine Seltenheit mehr: Es gibt insgesamt mehr Mitarbeitende als Arbeitsplätze. Anstelle von festen Plätzen teilt sich deshalb die Mehrheit des Teams je nach Aufgaben und Kapazität ihre Schreibtische mit Kolleg:innen. Dieses Organisationskonzept, auch als „Desk Sharing“ oder „Hot Desking“ bekannt, hat längst in zahlreichen Unternehmen Einzug gehalten – nicht zuletzt, weil es Platz und Ressourcen spart. Aber damit das Büro nicht im Chaos versinkt, ist die richtige Herangehensweise gefragt. Ist das eigene Unternehmen überhaupt für Desk Sharing geeignet? Und wie lässt sich die Methode besonders erfolgreich umsetzen?

Wann lohnt sich Desk Sharing?

Bevor ein Unternehmen von festen Arbeitsplätzen auf Desk Sharing umsteigt, müssen erst einmal grundlegende Punkte abgeklärt werden. Denn nicht für jedes Büro ist Desk Sharing gleichermaßen sinnvoll. Die Organisationsmethode eignet sich vor allem für Betriebe, deren Teammitglieder unterschiedliche, flexible Arbeitszeiten haben, sodass nicht immer alle gleichzeitig im Büro sind. Auch wenn Mitarbeitende regelmäßig externe Termine wahrnehmen oder im Homeoffice arbeiten, kann sich Desk Sharing für das Unternehmen rentieren. Falls die Betriebsleitung sich unsicher ist, ob Desk Sharing langfristig zu ihrem Büro passt, können Probezeiträume und regelmäßige Rücksprachen mit den Mitarbeitenden die Entscheidung erleichtern.

Diese Vor- und Nachteile können entstehen

Das ausschlaggebendste Argument für Desk Sharing ist meist das Sparen von Platz, Kosten und Ressourcen. Denn mit insgesamt weniger Schreibtischen werden nicht nur kleinere Büroflächen benötigt, sondern auch weniger Materialien. Stattdessen werden alle vorhandenen Flächen und Mittel zu ihrer vollen Kapazität ausgeschöpft - was auf langfristige Sicht auch für mehr Nachhaltigkeit im Betrieb sorgt. Auch die mit Desk Sharing verbundene Flexibilität kann neuen Schwung ins Unternehmen bringen. Dank dieser agilen Arbeitsweise können Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz ganz nach ihren Bedürfnissen wählen. Die damit einhergehende Bewegung kann den Austausch innerhalb des Teams fördern und für neue, positive Impulse im Büro sorgen.

All diese Vorteile haben jedoch auch mögliche Schattenseiten. So benötigt Desk Sharing intensive und gründliche Vorplanung, um auch wirklich effizient zu sein. Alle Arbeitsplätze müssen gleichermaßen ausgestattet und funktionsfähig für alle Mitarbeitenden sein. Müssen sie bei jedem Wechsel erst einmal neu eingerichtet werden, birgt dies auf Dauer ein Risiko für die Produktivität im gesamten Betrieb. Ebenso können die ständige Rotation und Bewegung im Büro nicht nur positive Auswirkungen auf das Betriebsklima haben. Manche Teammitglieder könnten den ständigen Platzwechsel als störend und stressig empfinden. Auch die verstärkte Kommunikation mit Kolleg:innen, zwischen denen es zuvor vielleicht nur wenige Berührungspunkte gab, kann für eher introvertierte Angestellte eine Herausforderung darstellen.

Desk Sharing – Diese Tipps helfen bei der Umsetzung

Damit das Unternehmen sein Desk Sharing-Konzept auch erfolgreich und ohne Stress in die Tat umsetzen kann, ist es wichtig, im Vorfeld gewisse organisatorische Maßnahmen zu treffen. Dabei kann es nützlich sein, sich an folgenden Punkten zu orientieren:

• Clean Desk Policy: Niemand setzt sich gerne an einen unaufgeräumten Schreibtisch. Damit sich alle Kolleg:innen an ihren gemeinsamen Arbeitsplätzen auch wohlfühlen, ist es also unbedingt notwendig, diese ordentlich zu halten. Dies betrifft natürlich das gesamte Team, weshalb es sinnvoll ist, die Ordnungsrichtlinien schriftlich in einer Clean Desk Policy oder Checkliste festzuhalten.
• Alle Arbeitsplätze identisch gestalten: Damit alle Mitarbeitenden auch wirklich flexibel zwischen den Arbeitsplätzen rotieren und diese alle problemlos nutzen können, müssen diese über eine identische technische Grundausstattung verfügen. Dazu gehören mindestens ein Bildschirm, Laptop oder Notebook, eine externe Tastatur, eine Maus, ein Telefon und eine Dockingstation. Je nach Branche kann der Bedarf selbstverständlich variieren.
• Genügend Büromaterial an jedem Platz: Damit die Mitarbeitenden nicht ständig nach Stiften, Locher und Co. suchen müssen, sollte an jedem Schreibtisch gleichermaßen für die notwendige Ausstattung gesorgt sein – mit allem, was an einem produktiven Tag im Büro gebraucht wird. Bei der regelmäßigen Materialbeschaffung können Methoden wie das Kanban-System Abhilfe schaffen.
• Stauraum für Persönliches: Obwohl Ordnung und identische Ausstattung beim Desk Sharing unabdingbar sind, sollte der Platz für Persönliches trotzdem nicht vollständig verloren gehen. Auch Unterlagen, die nicht alle Mitarbeitenden benötigen, müssen nach wie vor untergebracht werden. Dafür bietet es sich an, Spinde, Rollcontainer oder Regalfächer zur Verfügung zu stellen.
• Langfristige Planung: Wohl der wichtigste Punkt, um ein gelungenes Desk Sharing zu ermöglichen. Damit keine Verwirrung entsteht, niemand bei Ankunft erst nach einem freien Platz suchen muss und alle den Überblick behalten, ist die richtige Organisation das A und O. dabei helfen beispielsweise ein digitaler Sitzplan oder ein gemeinsames Whiteboard mit allen Arbeitszeiten. Nur mit genügend Vorausplanung kann Desk Sharing erfolgreich im Betrieb Einzug halten.