Kapazitätsplanung: So funktioniert’s! 

Jedes Unternehmen sieht sich immer wieder mit diesen Fragen konfrontiert: Wer erledigt welche Aufgabe? Wie teile ich Zeit und Material am besten ein? Welche Herangehensweise eignet sich besonders für den Betrieb? Hierbei kommt die Kapazitätsplanung ins Spiel. Denn mit der Verteilung und Bewältigung neuer Aufgaben ist es ein bisschen wie beim Ausprobieren eines neuen Rezepts: Um die besten Ergebnisse zu erzielen, lohnt es sich, im Voraus alle nötigen Zutaten bereitzustellen. Ähnlich verläuft es auch im Bereich Projektmanagement: Die richtige Kapazitätsplanung macht oft den entscheidenden Unterschied und sorgt dafür, dass alles zum richtigen Zeitpunkt erledigt ist. Aber wie funktioniert das am besten?

Was ist überhaupt Kapazitätsplanung?

Hinter dem Begriff versteckt sich die gezielte Planung und Verteilung der Aufgaben und Ressourcen eines Unternehmens. Sie soll dafür sorgen, dass anstehende Projekte passend auf die Mitarbeitenden aufgeteilt sind und diese sie über einen bestimmten Zeitraum hinweg bewältigen können. Das hilft nicht nur dabei, Engpässe zu überbrücken, sondern lässt Arbeitgebende außerdem besser auf die individuellen Arbeitsweisen und Belastbarkeiten ihrer Mitarbeitenden eingehen. Darüber hinaus spart die richtige Zuweisung von Aufgaben meist Kosten und Zeit. Die Planung kann sich dabei auf einzelne Projekte oder Teams beziehen oder für das gesamte Unternehmen gelten.

Welche Faktoren spielen dabei eine Rolle?

Damit die Kapazitätsplanung erfolgreich ist, müssen Unternehmen bestimmte Punkte in Betracht ziehen. Das Allerwichtigste ist es natürlich, die Produktionsprozesse und Arbeitsabläufe der Firma im Blick zu behalten. Genauso ausschlaggebend ist es aber, die Fähigkeiten und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden zu prüfen und die Aufgaben entsprechend anzupassen. Dies funktioniert etwa durch das regelmäßige Führen eines Schichtplans. Je nach Unternehmen und Art des Projekts müssen auch Faktoren wie Material- und Lagerbestände, Marktentwicklung, Wünsche der Kund:innen sowie die Auslastung von Maschinen oder Arbeitsplätzen berücksichtigt werden.

Welche Methode der Kapazitätsplanung ist die richtige?

Bei der Kapazitätsplanung bieten sich meist zwei Hauptansätze an: die Planung auf Ressourcenbasis oder auf Zeitbasis. Welche Methode sinnvoller oder effizienter ist, hängt ganz vom Unternehmen oder der spezifischen Aufgabe ab. Wie der Name schon sagt, stehen bei der Kapazitätsplanung auf Ressourcenbasis die benötigten Ressourcen im Fokus. Das kann alles umfassen, von der Anzahl der Mitarbeitenden bis hin zu bestimmtem Material, Maschinen oder Ausrüstung. Diese Ressourcen werden dementsprechend auf die zuständigen Personen aufgeteilt.

Die zeitbasierte Kapazitätsplanung hingegen konzentriert sich auf die Anzahl der Arbeitsstunden, die für eine Aufgabe vorgesehen sind, sowie auf den Termin, an dem sie erledigt sein muss. In dieser Maßeinheit – Stunden – erhalten die beteiligten Arbeitskräfte den für sie eingeplanten Anteil am Projekt. Worauf es bei beiden Varianten ankommt: Die zeitnahe und deutliche Kommunikation. Alle Beteiligten müssen rechtzeitig informiert werden, um Spielraum für Fragen und mögliche Änderungen zu haben. Außerdem lohnt es sich, auch nach der Planungsphase noch regelmäßig den aktuellen Stand der Dinge zu kontrollieren. So lässt sich überprüfen, ob alle Mitarbeitenden gut mit ihren Aufgaben vorankommen oder es eventuell Schwierigkeiten gibt.