Im Job auch mal „Nein“ sagen: Darum ist es so wichtig

Wer kennt es nicht: Kolleg:innen fragen, ob jemand spontan eine Aufgabe für sie übernehmen kann. Oder es sind die Führungskräfte, die ihre Mitarbeitenden bitten, kurzfristig länger zu arbeiten als eigentlich geplant. Kommt es im Job zu solchen Situationen, trauen sich viele Menschen nicht, abzulehnen. Und hin und wieder einem anderen Teammitglied unter die Arme zu greifen ist ja auch kein Thema. Auf Dauer kann die Angst vor dem Nein-Sagen aber zum Problem werden. Warum es so wichtig ist, im Job auch mal Grenzen zu setzen – und wie Mitarbeitende lernen können, diese auch souverän zu kommunizieren.

Wieso fällt es uns so schwer, im Job Nein zu sagen?

Die meisten Menschen wollen von ihrem Umfeld gemocht werden – sei es im Privatleben oder im Job. Bitten andere uns um etwas und wir kommen dieser Bitte nicht nach, befürchten wir schnell, die andere Person dadurch vor den Kopf zu stoßen oder zu kränken. Im Berufsleben kommt häufig auch noch eine hierarchische Ebene hinzu, wenn es sich bei der anderen Person um eine Führungskraft handeln. Dann geht mit dem Nein-Sagen oftmals auch das Gefühl einher, berufliche Erwartungen nicht zu erfüllen oder die eigenen Aufgaben nicht ausreichend zu erledigen – selbst dann, wenn wir zu Dingen aufgefordert werden, die eigentlich nicht in unseren Zuständigkeitsbereich fallen.

Warum wir unbedingt Grenzen setzen müssen

Wenn wir das Gefühl haben, auf der Arbeit jeden Gefallen übernehmen zu müssen, kommen unsere eigenen Bedürfnisse schnell zu kurz. Arbeiten wir dauerhaft länger als eigentlich vorgesehen oder übernehmen ständig Zusatzaufgaben, übersteigt das irgendwann unsere Kapazitäten. Die Folgen: Wir sind überlastet, gestresst und müde – oder riskieren im Extremfall sogar einen Burnout. Akzeptieren wir immer alles, worum man uns bittet, sehen andere Menschen unsere Unterstützung außerdem schnell als selbstverständlich an. Unsere Mitmenschen fangen möglicherweise an, diesen Umstand auszunutzen und immer öfter zu versuchen, sich so vor nervigen Verpflichtungen zu drücken. Kommunizieren wir hingegen klar und souverän, wo unsere Grenzen liegen, wirken wir auf unser Arbeitsumfeld strukturiert und verantwortungsbewusst.

Wann wir im Job Nein sagen sollten

Natürlich müssen Mitarbeitende nicht jede Anfrage ablehnen. Es gibt jedoch Situationen, in denen es sinnvoll oder sogar notwendig ist, Nein zu sagen:

• Wenn die eigenen Kapazitäten ausgeschöpft sind: Erhalten wir zusätzliche Aufgaben, die eigentlich außerhalb unseres Arbeitspensums liegen, sollten wir uns fragen: Haben wir dafür wirklich Zeit? Würde die sonstige Arbeitsleistung darunter leiden? Belastet die Zusatzaufgabe unsere Gesundheit? Lautet die Antwort auf diese Fragen „Ja“, ist es die richtige Entscheidung, Nein zu sagen.
• Die Aufgabe passt nicht zu den eigenen Prioritäten: Nicht jede Bitte von Kolleg:innen ist automatisch wichtiger als die eigenen Projekte. Sitzen wir gerade an einer Aufgabe, die eine frühere Deadline oder höhere Priorität hat, dürfen wir das auch so kommunizieren.
• Das Übernehmen anderer Aufgaben häuft sich: Anderen kurzfristig unter die Arme zu greifen, zeigt gute Teamfähigkeit. Trotzdem müssen wir nicht alles machen, worum man uns bittet. Wird das Einspringen für andere zum Dauerzustand, ist es meist an der Zeit, Grenzen zu ziehen.

Richtig Nein-Sagen lernen

Es ist also nicht nur in Ordnung, im Job auch hin und wieder Nein zu sagen, sondern sogar äußerst wichtig. Aber wie gelingt das? Zunächst einmal müssen wir in uns hineinhorchen. Denn nur, wenn wir unsere eigenen Grenzen und Energiereserven selbst richtig einschätzen können, wissen wir auch, wann wir besser Nein sagen sollten. Haben wir das herausgefunden, ist die richtige Kommunikation gefragt. Nein-Sagen muss nicht automatisch mit Ablehnung, harter Konfrontation oder unangenehmen Gefühlen einhergehen. Bleiben wir dabei höflich und souverän, kann uns das bei unserem Gegenüber sogar in ein positives Licht rücken. Diese Punkte können dabei helfen:

• Erst im Kopf durchspielen: Vor dem Gespräch hilft es oft, sich Gedanken über die eigenen Formulierungen und Argumente zu machen. Ist man gut vorbereitet, kann man auch sicherer auftreten.
• Ehrlich sein: Offene Kommunikation über die eigenen Kapazitäten oder Auslastungen ist hier das A und O. Wer ehrlich schildert, warum ein Ja gerade nicht möglich ist, stößt in der Regel auch auf Verständnis.
• Auf Wortwahl und Körpersprache achten: Immer freundlich bleiben! Ein Nein muss nicht automatisch Ablehnung bedeuten, aber es ist wichtig, dies dem Gegenüber auch im eigenen Auftreten zu zeigen.
• Prioritäten sichtbar machen: Ist eine eigene Aufgabe gerade einfach dringender, kann auch das ganz offen kommuniziert werden. Wissen die Kolleg:innen über die eigenen Verpflichtungen Bescheid, können sie die Absage leichter nachvollziehen.
• Alternativen anbieten: Sich aktiv um eine andere Lösung zu bemühen, kommt immer gut an. So merkt das Gegenüber, dass hier nicht aus Egoismus oder mangelndem Engagement gehandelt wird.