Gutes Offboarding – So gelingt es!

Wenn Arbeitnehmende ihren Posten verlassen, ist das für Unternehmen oft ein großer Schlag. Doch ganz besonders dann gilt es, den durch die Kündigung entstandenen Verlust möglichst zu minimieren. Hierbei kann das sogenannte Offboarding helfen. Doch was genau ist das und wie sieht gutes Offboarding aus?

Was ist Offboarding?

Offboarding bezeichnet den Prozess, der das Ausscheiden eines Arbeitnehmenden aus dem Unternehmen begleitet. Wie der Name bereits verrät, handelt es sich dabei um das Gegenteil von Onboarding – das heißt, die strukturierte Einarbeitung von neuen Angestellten. In der Regel erfolgt das Offboarding in den letzten Arbeitswochen des Arbeitnehmenden und endet mit dessen letztem Arbeitstag. Wichtig ist, dass der Abgangsprozess geordnet und harmonisch abläuft. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Arbeitgebende und Arbeitnehmende im Guten auseinandergehen.

Wie gelingt gutes Offboarding?

Ein gutes Offboarding setzt sich aus zwei verschiedenen Aspekten zusammen: dem technischen Prozess und dem emotionalen Prozess. Zu Ersterem gehören vor allem formelle Unterfangen, wie beispielsweise die Abgabe von Schlüsseln und Ausweisen. Auch digitale Zugänge müssen deaktiviert oder gelöscht werden, um Diebstahl und Datenmissbrauch durch Dritte vorzubeugen. Beim emotionalen Prozess geht es hingegen darum, dem scheidenden Arbeitnehmenden den Abschied vom Unternehmen zu erleichtern. Damit dies gelingt, sind ein respektvoller Umgang und eine offenkundige Wertschätzung gegenüber dem ehemaligen Mitarbeitenden unerlässlich.

Konkret kann der Ablauf des Offboarding wie folgt aussehen:

1. Personalabteilung informieren: Vor dem Austritt des Arbeitnehmenden gilt es, Angelegenheiten wie Resturlaub und finanzielle Ansprüche zu regeln.
2. Unterlagen vorbereiten: Dies betrifft besonders die Meldung zur Sozialversicherung, die Steuerkarte und die letzte Gehaltsabrechnung. Auch ein umfangreiches Arbeitszeugnis sollte ausgestellt werden.
3. Austreten verkünden: Um das Aufkommen von Gerüchten zu vermeiden, sollten Arbeitgebende mit der Abteilung offen über die Umstände der Kündigung kommunizieren.
4. Feedbackgespräch abhalten: Ein gemeinsames Gespräch zum Austrittsende ermöglicht, über das Offboarding aufzuklären und sich gegenseitig Feedback zu geben.
5. Übergabe planen: Geklärt werden muss, welche Aufgaben noch zu erledigen sind. Außerdem sollten die bisherigen Arbeitsabläufe dokumentiert werden, um Nachfolgenden den Einstieg zu erleichtern.
6. Neubesetzung organisieren: Bis eine Nachfolge gefunden wird, müssen anstehende Aufgaben eventuell auf andere Mitarbeitende umverteilt werden.
7. Rückgabe von Schlüsseln, Zugängen etc. kontrollieren: Normalerweise erfolgt dies spätestens am letzten Arbeitstag.
8. Abschied nehmen: Jedem Mitarbeitenden gebührt ein anständiger Abschied, bestenfalls in Form einer Dankesrede und eines Geschenks.

Warum ein strukturierter Abgangsprozess so wichtig ist

Auch wenn ein gutes Offboarding zunächst aufwendig wirken mag, zahlt es sich auf lange Sicht eindeutig aus. So bietet beispielsweise das Feedbackgespräch mit dem Ausscheidenden die Möglichkeit, eventuelle Verbesserungsvorschläge umzusetzen und dadurch das Arbeitsumfeld zu optimieren. Das zieht nicht nur potenzielle Arbeitskräfte an, sondern steigert auch die Zufriedenheit der verbleibenden Mitarbeitenden. Diese werden außerdem durch den transparenten Abgangsprozess und den wertschätzenden Umgang motiviert.

Nicht zuletzt trägt ein würdigender Abschied erheblich zu einem positiven Unternehmensimage bei. Fühlen sich Ehemalige von ihren Arbeitgebenden wertgeschätzt, können diese auf Bewertungsplattformen positiv über das Unternehmen berichten. Dies verhindert Skandale und negative Berichterstattung.