Nach der Jobzusage erstmal an den zukünftigen Arbeitsplatz fahren, dort den Vertrag zum Durchlesen in die Hand gedrückt bekommen und dann nach fünf Minuten wieder den Heimweg antreten: Diese hektische und umständliche Prozedur dürfte den meisten Arbeitnehmenden bekannt vorkommen. Zum Jahreswechsel wird sich dies jedoch ändern. Denn dann soll der Arbeitsvertrag in digitaler Form abgeschlossen werden können - zumindest unter bestimmten Umständen.
Das soll sich bei Arbeitsverträgen ändern
Theoretisch war es bereits vor der Neuerung möglich, einen Arbeitsvertrag digital abzuschließen. Arbeitgebende waren jedoch aufgrund des sogenannten Nachweisgesetzes dazu verpflichtet, den Arbeitnehmenden zusätzlich einen Vertrag mit den Arbeitsbedingungen in Papierform auszuhändigen. Auf diesem musste außerdem handschriftlich unterschrieben werden.
Dank des neuen Bürokratieentlastungsgesetzes IV, das ab dem 1. Januar 2025 in Kraft tritt, soll diese Pflicht jedoch wegfallen. Stattdessen genügt es, Arbeitsverträge und vertragliche Änderungen in Textform abzufassen und diese per Mail zu übermitteln. Auch die eigenhändige Unterschrift des Arbeitgebenden ist dann nicht mehr nötig.
Aber Achtung: Auf die Anfrage von Arbeitnehmenden sind Arbeitgebende weiterhin dazu verpflichtet, den Vertrag in Schriftform herauszugeben.
Voraussetzungen und Ausnahmen
Damit ein digitaler Arbeitsvertrag abgeschlossen werden kann, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. So ist es etwa erforderlich, dass das Dokument dem Arbeitnehmenden zugänglich ist und von diesem gespeichert sowie ausgedruckt werden kann. Außerdem müssen Arbeitgebende den Erhalt des Vertrags mit einem Empfangsnachweis bestätigen.
Vereinzelt gibt es Fälle, in denen ein digitaler Arbeitsvertrag nicht möglich ist. Dies gilt unter anderem für Branchen, die besonders von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung betroffen sind – wie beispielsweise das Baugewerbe. Auch befristete Arbeitsverträge müssen weiterhin in Papierform abgeschlossen werden, sofern es sich dabei nicht um Rentenaustrittsklauseln handelt. Ebenso verhält es sich mit Praktikumsverträgen.
Digitaler Arbeitsvertrag: Das sind die Vorteile
Die Maßnahme des Bürokratieentlastungsgesetzes IV bringt einige Vorteile mit sich. Einerseits reduziert der digitale Arbeitsvertrag den administrativen Aufwand von Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden erheblich. Andererseits bietet die Änderung auch Vorteile für Arbeitsteams, die international oder von zuhause aus arbeiten. Nicht zuletzt leistet die Umstellung einen Beitrag zum Umweltschutz, indem wertvolle Ressourcen wie Papier eingespart werden können.
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