Digitales Arbeitszeugnis: Geht das?

Es kann maßgeblich über die berufliche Laufbahn von Arbeitnehmenden entscheiden und zählt somit zu den wichtigsten geschäftlichen Dokumenten – das Arbeitszeugnis. Auch vor diesem Schriftstück macht die Digitalisierung nicht Halt – aber ist das überhaupt erlaubt? Denn die Gültigkeit des Arbeitszeugnisses hängt eng mit dessen Unterschrift zusammen. Was muss hier besonders beachtet werden?

Warum ist das Arbeitszeugnis so wichtig?

Wenn Mitarbeitende ihr Arbeitsverhältnis beenden, erhalten sie von ihren Vorgesetzten ein Arbeitszeugnis. Dieses soll belegen, welche Aufgaben die Beschäftigten in ihrer Zeit beim Unternehmen erledigt haben. Hierbei gibt es zwei Varianten: Das einfache Arbeitszeugnis und das qualifizierte Arbeitszeugnis. Während ein einfaches Arbeitszeugnis lediglich die Dauer und Art der Beschäftigung bestätigt, ist das qualifizierte Arbeitszeugnis wesentlich ausführlicher – und deshalb auch beliebter. Es umfasst eine detaillierte Bewertung der geleisteten Arbeit sowie eine genaue Beschreibung der Persönlichkeit und des Sozialverhaltens im Team.

So erhalten künftige Arbeitgebende bereits einen umfassenden Eindruck ihres potenziellen neuen Teammitglieds. Ein positives Arbeitszeugnis kann also sehr hilfreich bei der Bewerbung um neue Arbeitsstellen sein. Dementsprechend ist bei der Erstellung besondere Sorgfalt gefragt: Arbeitgebende sollten in ihrer Formulierung wohlwollend bleiben, um die Zukunft ihrer Angestellten nicht zu gefährden. Gleichzeitig sind sie aber auch dazu verpflichtet, ein wahrheitsgemäßes und realistisches Bild des Arbeitsverhaltens zu vermitteln.

Ist ein digitales Arbeitszeugnis erlaubt?

Ja, es ist heutzutage möglich, das Arbeitszeugnis auch digital zu erstellen. In die Wege geleitet wurde dies durch das Bürokratieentlastungsgesetz, welches seit 2023 gültig ist und elektronische Verfahren im Büroalltag fördern soll. In digitaler Form muss das Arbeitszeugnis nicht mehr per Post verschickt oder persönlich abgeholt werden – und ist somit deutlich effizienter. Außerdem ist es gut für die Umwelt, da es auf elektronischem Wege kein Papier mehr verbraucht. Allerdings müssen Arbeitnehmende dieser Variante auch zustimmen – sie können genauso gut ihr Veto einlegen und das Zeugnis ganz klassisch in gedruckter Form fordern.

Digitale Unterschrift – so geht’s!

Die wichtigste Komponente des Arbeitszeugnisses ist die Unterschrift des Arbeitgebenden. Sie soll die Echtheit und Seriosität des Dokuments bestätigen. Deshalb muss sie unbedingt von einer befugten Person stammen – also von den Vorgesetzten, Vertreter:innen der Personalabteilung oder der Geschäftsleitung. Außerdem muss sie lesbar sein und neben dem Namen auch die Position des Unterschreibenden enthalten. Das kann auch digital passieren – aber nur unter bestimmten Bedingungen.

Damit die Unterschrift genauso gültig ist wie auf dem Papier, muss sie mit einer sogenannten Qualifizierten Elektrischen Signatur (QES) versehen sein. Diese Methode gehört zu den E-Signaturstandards der eIDAS-Verordnung (electronic identification, authentication and trust services) und gilt als besonders sicher. Nur mit der QES erhält die digitale Unterschrift die gleiche rechtliche Gültigkeit wie eine handschriftliche Signatur.

Wie funktioniert die QES?

Um die Qualifizierte Elektronische Signatur für ihr Arbeitszeugnis zu nutzen, müssen die Unterschreibenden sich an Anbieter von Vertrauensdiensten wenden. Klingt ominös, ist es aber gar nicht: Damit sind bestimmte Firmen gemeint, die sich um Vertraulichkeit und Integrität bei elektronischen Dokumenten kümmern. Hierzu zählen in Deutschland beispielsweise die Deutsche Post, die Telekom oder die Bundesnotarkammer.

Nach der Einrichtung eines Kontos beim ausgewählten Anbieter läuft die QES in drei Phasen ab: Zunächst müssen die Unterzeichnenden ihre Identität bestätigen. Das kann etwa durch eine eID oder per Video passieren. Danach erfolgt eine 2-Faktor-Authentifizierung: Die unterschreibende Person muss sich in ihrem Benutzerkonto einloggen (erster Faktor) und erhält anschließend eine TAN-Nummer. Die Eingabe dieser Nummer ist der zweite Faktor. Zu guter Letzt erzeugt die Software ein Signaturzertifikat, welches bestätigt, dass die QES erfolgreich abgeschlossen wurde.