E-Mails, Chats und Co.: Wann dürfen Arbeitgebende mitlesen?

Von E-Mails bis hin zu Microsoft Teams: Der digitale Austausch ist mittlerweile aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Nicht nur intern im Unternehmen, sondern auch zur Korrespondenz mit Kund:innen sind solche Kommunikationsmittel unabdingbar. Hierbei stellt sich vielen Mitarbeitenden jedoch früher oder später die Frage: Ist das geschäftliche E-Mail-Postfach nur für die eigenen Augen bestimmt oder können Arbeitgebende darauf zugreifen? Und wenn ja, dürfen sie das? Die Antwort auf diese Fragen hängt von mehreren Faktoren ab.

Datenschutz, private Nutzung und mehr: Das ist zu beachten

Zwar stellt das Unternehmen in der Regel die genutzten Konten zur Verfügung und ist technischer Eigentümer, aber die Leseerlaubnis ist damit trotzdem nicht selbstverständlich. Ob und wann Arbeitgebende Zugriff auf den E-Mail- und Chatverlauf ihres Teams haben, ist vor allem von einem wichtigen Punkt abhängig: der privaten Nutzung. Dabei handelt es sich um die Erlaubnis, die unternehmensinternen Konten und E-Mail-Zugänge auch für private Konversationen zu verwenden. Ist diese gestattet, dürfen Arbeitgebende die Nachrichten ihrer Angestellten nicht lesen, denn diese stehen dann unter dem Schutz des sogenannten Fernmeldegeheimnisses.

Ist die private Nutzung hingegen ausdrücklich untersagt – etwa im Arbeitsvertrag oder durch andere schriftliche Vereinbarungen –, ist es den Arbeitgebenden prinzipiell gestattet, einen Blick in die Postfächer ihres Teams zu werfen. Doch auch hier spielen bestimmte Faktoren eine Rolle, die diese Regelung beeinflussen, allen voran die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen (DSGVO). Denn E-Mail-Postfächer und Chatverläufe beinhalten immer auch personenbezogene Daten – nicht nur die der Mitarbeitenden, sondern auch von Kund:innen oder anderen externen Kontakten. Der Schutz dieser Daten ist Teil des Persönlichkeitsrechts der Betroffenen. Laut Bundesdatenschutzgesetz wird dieses Recht durch eine regelmäßige, dauerhafte oder heimliche Kontrolle ihrer Nachrichten verletzt und ist deswegen verboten.

E-Mails mitlesen erlaubt: Diese Sonderfälle gibt es

In bestimmten Situationen ist es der Unternehmensleitung gestattet, den E-Mail-Verkehr ihres Teams auch unabhängig vom Datenschutzrecht regelmäßig zu verfolgen. Denn dann gilt das Mitlesen als notwendig, damit die gewöhnlichen Abläufe am Arbeitsplatz nahtlos durchgeführt werden können. Auch hier sind Arbeitgebende unbedingt dazu verpflichtet, die Belegschaft über ihr Vorgehen zu informieren. Zu den Sonderfällen gehören:

• Lange Abwesenheit der betroffenen Mitarbeitenden, zum Beispiel durch Krankheit oder Urlaub
• Kurzfristige Arbeitsunfähigkeit
• Konkreter Wunsch des Mitarbeitenden
• Vermutung einer Straftat oder schweren Pflichtverletzung – aber Vorsicht: Dies gilt nur, wenn konkrete Anhaltspunkte vorliegen und ein Blick ins Postfach notwendig ist, um die Tat aufzuklären.