Präsenzpflicht im Büro: Das Ende von Homeoffice und Co.?

Kaum zu glauben, dass die Corona-Pandemie und all die mit ihr verbundenen Veränderungen jetzt schon sechs Jahre zurückliegen. Viele von ihnen haben sich mittlerweile fest in unserem Alltag verankert. Homeoffice ist eine solche ursprüngliche Maßnahme, die in den meisten Unternehmen geblieben ist. Was als Notlösung begann, ist heute aus dem Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken – oder etwa doch? Bei immer mehr Betrieben ist seit einiger Zeit der sogenannte Return-to-Office-Trend zu beobachten. Was steckt hinter diesem Wandel zur Präsenzpflicht und was bedeutet er für die Zukunft unserer Arbeitswelt?

Return to Office: Was bedeutet das?

Hinter dem englischen Begriff “Return to Office” stecken neue Präsenzregelungen im Betrieb. Statt Homeoffice verpflichten sie die Mitarbeitenden zur erneuten regelmäßigen Arbeit im Büro. Manche Unternehmen fordern sogar einen vollständigen Verzicht auf Homeoffice oder andere Remote-Work-Optionen. Dieser Trend fand seinen Ursprung vor allem bei großen Konzernen, ist mittlerweile aber auch in kleineren Firmen angekommen.

Warum Präsenzpflicht im Büro?

Dass Präsenzpflicht-Regelungen gerade so hoch im Kurs sind, hat mehrere Hintergründe. Viele Unternehmen erhoffen sich von diesem Konzept vor allem eine Steigerung der Produktivität. Doch es spielen auch noch andere Faktoren eine Rolle:

• Bessere Zusammenarbeit: Wenn die gesamte Belegschaft immer nur im Homeoffice ist und sich nur alle paar Monate wirklich zu Gesicht bekommt, lässt das Team-Gefühl schnell zu wünschen übrig. Genau das wollen Betriebe mit der Einführung von Return-to-Office-Konzepten ändern. Die stärkere Büropräsenz soll den direkten Austausch unter Kolleg:innen fördern und so den Zusammenhalt im Team stärken. Das ist vor allem wichtig für neue Teammitglieder, die sonst womöglich nur schwer Anschluss finden. Auch kreative Prozesse und neue Ideen können von persönlichen Gesprächen angekurbelt werden.
• Mehr Sicherheit für Führungskräfte: Manche Chef:innen empfinden immer noch Skepsis gegenüber Home- und Mobile Office. Sie tun sich schwer mit der Einschätzung ihrer Mitarbeitenden und deren Leistungen, wenn diese nicht vor Ort sind. Darüber hinaus befürchten sie, dass Aufgaben von zuhause aus mitunter weniger effizient und verlässlich erledigt werden. Durch Return to Office erhalten Führungskräfte wieder ein Stück Kontrolle zurück.
• Räumliche und wirtschaftliche Faktoren: Viele Unternehmen haben für ihre Büroräume langfristige Verträge abgeschlossen. Damit sich diese finanziell lohnen, wollen viele Betriebe ihre Flächen auch regelmäßig nutzen. In Sachen Partnerschaften mit anderen Firmen oder Marken kann Büropräsenz dem eigenen Unternehmen ebenfalls einen Vorteil verschaffen. Denn voll besetzte Büroräume signalisieren nach außen Stabilität und Produktivität.

Welche Herausforderungen birgt Return to Office?

Auch wenn die oben genannten Punkte vor allem für Arbeitgebende viele Vorteile beinhalten, kann eine dauerhafte Präsenzpflicht im Büro auch gewisse Hürden mit sich bringen – sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeitende. Diese Punkte sollten Betriebe bei der Einführung von Return-to-Office-Regelungen unbedingt in Betracht ziehen:

• Organisatorisches: Mehr Menschen im Büro benötigen auch mehr Arbeitsplätze. Viele Unternehmen haben ihre Büroflächen aber in den letzten Jahren deutlich reduziert, zum Beispiel durch Desk-Sharing-Konzepte. Return-to-Office-Pläne erfordern mitunter einen Wechsel der Räumlichkeiten, um genügend Schreibtische für die gesamte Belegschaft unterzubringen. Auch größere Meetingräume und ausreichend Parkplätze müssen gewährleistet werden.
• Mehr Ablenkung: Dass in Präsenz automatisch konzentrierter und effizienter gearbeitet wird, kann sich als Trugschluss herausstellen. Denn vermehrte Gespräche mit Kolleg:innen können mehr Ablenkung bedeuten. Auch häufigere Unterbrechungen oder laute Geräuschkulissen können den Workflow stören.
• Spannungen im Team: Mitarbeitende, die sich die letzten Jahre an den Komfort von Remote-Arbeit gewöhnt haben, empfinden Return –to-Office-Maßnahmen möglicherweise als rückschrittlich und einschränkend. Sie befürchten, so ihre Flexibilität oder einen Teil ihrer Work-Life-Balance einbüßen zu müssen. Auch längere Pendelzeiten sorgen schnell für Frustration. Die möglichen Folgen: Geringere Motivation, Spannungen zwischen Belegschaft und Betriebsleitung oder in manchen Fällen sogar drohende Kündigungen.

Hybride Lösungen sind gefragt

Bedeutet der Return-to-Office-Trend jetzt wirklich das baldige Ende von Homeoffice? Nein, vermutlich nicht. Denn das Arbeiten zuhause hat sich gerade für Arbeitnehmende so bewährt, dass sie nicht völlig darauf verzichten wollen. Eine komplette Präsenzpflicht einzuführen, ist also aus betrieblicher Sicht nicht sinnvoll, da die eigenen Mitarbeitenden möglicherweise mit Frustration und mangelnder Motivation reagieren. Mit der richtigen Strategie können aber hybride Modelle im Betrieb Anklang finden. Diese Optionen gibt es:

• Feste Teamtage: Hier werden für das ganze Team zwei fixe Präsenztage pro Woche festgelegt. Diese nutzt der Betrieb gezielt für Besprechungen, Meetings und gemeinsames Brainstorming. Die restlichen drei Tage können die Mitarbeitenden flexibel im Homeoffice verbringen.
• Projektphasen: Hierbei wird die Zeit in Präsenz individuellen Projekten angepasst. In der Kickoff-Phase und zum Projektabschluss arbeitet das Team gemeinsam im Büro, um das Wichtigste persönlich zu besprechen. Die eigentliche Umsetzung erfolgt im Homeoffice.
• Wegzeit-Modell: Dieser hybride Ansatz orientiert sich an der Entfernung, die Arbeitnehmende zum Büro zurücklegen müssen. Beschäftigte mit langen Pendelwegen erhalten ein höheres Kontingent an Homeoffice. Aber: Bei wichtigen Präsenzterminen müssen sie trotzdem vor Ort sein.